なぜメモをとらない若手社員が増えているのかというエントリを読んだ。ちなみに僕は、メモ魔なのに取ったメモを読み返さないで、同じ失敗を何度も繰り返す年上の部下に「お前のメモに「メモを読み返すこと」ってメモっとけ！」ってブチ切れた苦い思い出があるのでメモ魔は苦手だ。

リンク先にも書いてあるが、

メモをとる理由は、打ち合わせの内容・やるべきアクションを「忘れない」「確実に実行」のためです。よって仕事上で正確なメモをとるようにしないと意味がありません。

実際は、これプラス合意が必要だろう。打ち合わせのメモというのは議事録的な性格を帯びていることが多いし。

さて、そのようなものは指示を受けるほうが用意しないといけないだろうか？

否というのが僕の考えなので、最近は上司に仕事を振ることの多い僕が試している方法を2つほど紹介してみたい。

メモや議事録をWIKIでとる

会議の最後に5分ぐらいラップアップの時間を設けて、WIKIをスクリーンに表示しながら議事録をつくります。いつまでに誰が何をやるかを合意していきます。メモはあくまで主観的な情報の羅列だし、こういったものをもとにメールベースで議事録を作ろうとすると、行った言わないとか無駄なオーバーヘッドが発生するので、その場で合意するのがいいね。

これは外資系出身の元上司に教わって、試してみたら自分に合っていたのでそれ以来できるだけこのやり方をしている。

議事メモの作成は書記的な人を指名してお願いしてもいいけど、

3．本質を見極める習慣が身につく。 打ち合わせで話した内容で本当に重要なことは何か？を覚えておける範囲は限られる。だからこそ、重要なポイントを探る力が身につくようになる。

とかいう言い訳じみた事を言う人にラップアップやらせれば要点だけのスマートな議事録が出来て、自分たちも先方も喜ぶかもしれない。。

redmineを使ってその場でチケットを発行しておく

最近気に入っているのが、redmineを使ってタスクに落としてしまうことだ。これだとwikiで文章化する手間が減りますし、先にも出したメモの本来の目的である

メモをとる理由は、打ち合わせの内容・やるべきアクションを「忘れない」「確実に実行」のためです。よって仕事上で正確なメモをとるようにしないと意味がありません。

という5W1Hが簡潔な形で記述されます。

タイムラインで見たい場合にはガントチャートで表現できるし、誰にどのくらい仕事が振られているのか一目でわかるので調子がいい。

業務の引き継ぎとか新人研修みたいなのはWIKI

同じことを繰り返して教える場合はWIKIがいい。まずはWIKIのマニュアルを見てやってもらってわからないことがあれば質問してもらうという方式にする。わからないことは丁寧に教える代わりに、覚えたことをWIKIに足してもらうことで、マニュアルが洗練されるし、次に教わる人にとってもより分かりやすくなるので、みんなの利益になっていい。

まぁ、これはどこでもやっていることだと思うけど、一応載せてみた。

まとめ

メモをとらせるというのは、自分で仕事をコントロールしないで相手任せにしすぎな行為の気がする。結局、いつまでに何を取るかの合意を明確にしたいんだから、今だったら色々やりかたあるよねと思っている。